Plano de Contingência, seu escritório contábil possui um?

Em um escritório contábil, como qualquer outra instituição, há processos e recursos essenciais que simplesmente não podem parar. Um bom exemplo é a dependência cada vez maior da internet. Sem ela não é possível apurar o Simples, entregar o SPED, DCTF, Gefip, eSocial, etc... e a lista só aumenta.

E quando, por algum motivo, cai o link da internet, o que o seu escritório faz? Simplesmente cruza os braços e espera retornar, independente dos prazos a serem cumpridos?

Com certeza não é culpa sua se a operadora está passando por dificuldades técnicas, mais é sua responsabilidade não ter previsto isso e elaborado um plano “B”.

É sobre isso que vamos falar hoje, e como um plano de contingência pode evitar sérios problemas ao seu escritório contábil.

O que é Plano de Contingência?

Em resumo, é um tipo de plano preventivo que ajudará a contornar uma situação de emergência e a minimizar as suas consequências negativas.

Ele visa propor uma série de procedimentos alternativos ao funcionamento normal de uma empresa, sempre que alguma das suas funções usuais se vê prejudicada por um fator interno ou externo, mobilizando recursos e pessoas necessárias para mitigar um incidente ou realizar determinada tarefa.

Alguns exemplos de incidentes:

• Falta de energia elétrica, matéria prima;
• Acidentes com veículo, acidentes no trabalho;
• Assaltos;
• Falha na internet;
• Problemas no servidor;

Como elaborar um plano de contingência para o meu escritório contábil?

Adotando uma abordagem simples, podemos dividir em quatro os principais tópicos para elaborar um plano enxuto, mais eficiente.

1) Levantamento de riscos:

Aqui vamos identificar quais possíveis incidentes podem comprometer o funcionamento da contabilidade, gerando assim potenciais prejuízos.

1. Falha no link de internet;

2. Falta de energia elétrica;

3. Falha do sistema contábil;

4. Problemas com o servidor;

5. Vírus, sequestro de dados;

6. Falta de um funcionário chave, só ele executa determinada tarefa;

2) Recursos (material e pessoas):

Quais os recursos tenho disponíveis para agir sobre cada impacto? Aqui você pode ter mais de uma alternativa para cada item da lista anterior. Se você não tiver nenhum recurso alternativo, obviamente precisará adquirir um, ou então, seu plano só será mais um documento ocupando espaço em uma gaveta.

Além de delegar as tarefas para os responsáveis, é preciso também, garantir que elas tenham acesso aos meios necessários para agir sobre o problema em questão (acesso a materiais, autorizações, etc..).

Por exemplo, tendo como base o primeiro item da nossa lista “Falha no link de internet”, podemos adotar como solução de contorno a utilização de um modem 3G. Alguns modelos de roteadores já vem com uma entrada USB para conectar estes modens e assim distribuir o sinal da internet 3G entre os demais computadores.

Alguns modelos de aparelhos com esta função:

1. Roteador Wireless 3g 4g 300mbps N 300 L1-Rw332m

2. Mini Roteador 3g/4g Wireless Portatil Tp-link Tl-mr3020 Wifi

3. Roteador Wireless 3g Dir-451 - Tgb01 (D-Link)

Na impossibilidade de contratar dois links de internet (provedores diferentes), esta é uma opção de baixo custo que pode ser implementada em qualquer escritório.

3) Estratégias:

Qual será o procedimento para colocar em prática o plano de ação? Aqui será definido o passo a passo para contornar o problema e assim restabelecer a rotina do escritório.

4) Divulgação, treinamento e simulações:

Um fator muito importante é realizar o treinamento (mesmo que seja uma simulação). É preciso preparar a equipe e deixar todos os membros a par do projeto e apresentar os responsáveis por agir sobre o plano. Conscientizar sobre a importância do trabalho e os impactos negativos que poderão ser evitados.

Exemplo da estrutura de riscos e impactos:

Espero que este artigo ajude a vocês a criarem seus próprios planos ou pelo menos, conscientizar da importância de ter sempre uma alternativa para os processos mais críticos da sua empresa.