É Possível Prever o Tempo Mensal para Prestar os Serviços Contábeis?

Já é do conhecimento de todo empresário contábil que o tempo (horas) é peça fundamental para auxiliar na precificação. Mas se, para muitos, controlar o tempo ainda é tarefa difícil, que dirá prever o orçamento para um prospect, do qual se desconhece o volume de trabalho? A missão tende a ser impossível!

Quando o cliente está na carteira da nossa empresa há algum tempo fica relativamente fácil saber se os honorários praticados atendem à demanda de trabalho, pois, mesmo que pressentido por intuição, é sabido o tempo mensal investido naquele cliente.

A aqueles que não conseguem ter esta informação mesmo dos atuais afirmo que esta pode ser uma tarefa bastante simples, pois além da metodologia teórica publicada em livros já há softwares que tornam a tarefa descomplicada. Um deles pode ser encontrado em www.ctpres.com.br

Nesta semana um empresário contábil enviou-me uma mensagem afirmando que estudou o livro “Honorários Contábeis” e o considerou bastante prático, mas não vê como estimar os honorários para um prospect (potencial cliente), pois desconhece o real volume de serviço e, portanto, o tempo que demandará realizá-lo. Prometi escrever este artigo para ajudá-lo, bem como a tantos outros colegas de profissão.

A primeira etapa é calcular o preço de venda da hora da sua empresa contábil, que de forma célere totalize os custos e adicione a margem de lucro desejada. Então divida o resultado pelas horas disponíveis do seu escritório (lembre-se que um empregado trabalha 44 horas por semana, mas é necessários descontar as férias, feriados, faltas com atestados etc., que pode terminar em 150 horas por mês por trabalhador). Para exemplificar, consideremos que o resultado final desta conta, o preço da hora trabalhada do seu escritório, tenha sido R$ 100,00.

Se é conhecido o preço desejável para vender cada hora trabalhada, agora basta apurar o tempo que o prospect exigirá para entregar o serviço a ser contratado. Como fazer isto? Visite-o para conhecer a empresa e avaliar o volume de serviços, pois sem isso será apenas um chute que poderá trazer muitos aborrecimentos. Na página 58 do livro acima citado há uma lista, chamada Diagnóstico do Prospect, de itens que devem ser sondados e ajudarão a determinar o tempo mensal exigido.

Você deve selecionar as questões a abordar para a sua atividade, pois um grande número de questionamentos pode cansar o cliente. Adoto um modelo simplificado em minha empresa que disponibilizarei aos colegas que solicitarem (gilmarduare@dygran.com.br).

Na medida em que este exercício começar a ser feito será cada vez mais natural estimar o tempo. A contratação de um novo cliente deve registrar o tempo orçado e mensalmente compará-lo com o efetivamente consumido.

Num determinado mês, em função de uma anormalidade – caso da entrega da Escrituração Contábil Digital (ECD) – terá um tempo maior, mas deve ser considerada a média mensal ao longo de 12 meses.

A atividade de prever o tempo que será exigido para desempenhar um serviço não é exclusividade do meio empresarial contábil, mas usada por muitos outros, tais como a construção civil, construção e pavimentação de rodovias, viadutos e pontes e o desenvolvimento de softwares.

Ter a certeza do tempo necessário para remover terra exige investigação minuciosa das características do terreno e da previsão do tempo, mas os engenheiros conseguem fazer, pois metodologias foram desenvolvidas e utilizadas. A tarefa é, portanto, difícil, mas não impossível.