Home Office nas contabilidades, vale a pena?

O Home Office é um termo em inglês que basicamente define o ato de trabalhar em casa. É adotado pelas empresas quando os funcionários não precisam ou não podem trabalhar no escritório.

O fato é que esta modalidade de trabalho vem crescendo muito não só no Brasil mais em vários países desenvolvidos. Nos Estados Unidos por exemplo, cerca que 89% das empresas já possuem políticas estruturadas para o home office. Só a Amazon anunciou que irá abrir 5.000 novas vagas de emprego, dentro do programa virtual de atendimento ao cliente. Por meio dele, os profissionais podem dar suporte aos usuários enquanto trabalham em esquema home office.

No Brasil, como a atividade não era regulamentada, muitas empresas não adotavam a prática por receios legais. Segundo estudo realizado pela SAP Consultoria, com a reforma, a previsão é que o teletrabalho cresça em torno de 15% ao ano.

Para muitos, trabalhar de casa oferece suas vantagens. Além de redução de custos com aluguel e estrutura para as empresas, funcionários encontram conforto em não ter que encarar, por exemplo, o trânsito de grandes cidades para chegar ao local de trabalho e, consequentemente, tendem a focar melhor em suas tarefas.

Vantagens
Flexibilidade: Um dos pontos principais do Home Office é a flexibilidade de horários e organização do tempo. O contador ou auxiliar contábil que opta por esse modelo de trabalho pode economizar suas horas de deslocamento, trânsito, reuniões e interrupções, permitindo que ele tenha mais horas para trabalhar ou fazer outras coisas.

Economia: Ainda que se gaste com energia elétrica, telefone e internet na casa do funcionário, esse custo definitivamente é menor do que seria em um escritório. Sem falar nos gastos com deslocamento e estrutura que serão economizados ao se trabalhar de casa.

Qualidade de vida: Outro benefício de trabalhar em casa é a qualidade de vida, para muitos, o ambiente doméstico traz mais conforto e autonomia para adotar um ritmo próprio de trabalho. O tempo que antes era gasto para transporte, pode ser usado para estudos, exercícios, descanso ou até mesmo para dedicar-se à família, por exemplo. Em grandes cidades por exemplo, este tempo pode variar entre duas a três horas entre ida e volta.

Desvantagens
Distrações: Para que esse tipo de serviço dê certo, é necessário dedicação e foco. Do contrário, o contador pode se perder facilmente nas distrações como celular, redes sociais, televisão e livros. Isso faz com que sua produtividade caia drasticamente, perdendo horas importantes de trabalho.

Atendimento ao cliente: Se o profissional possui o hábito de visitar ou receber clientes (o que geralmente é indicado em escritórios de contabilidade), ele pode acabar sendo prejudicado pelo home office. Fazer reuniões em casa pode não ser a melhor opção, mas pode ser solucionada em um escritório físico, ou até mesmo em coworkings e salas alugadas.

Fácil de se perder: Trabalhar demais ou trabalhar de menos; qualquer uma dessas opções é péssima para quem trabalha no home office. Quem não controla seus horários acaba perdendo sua organização, seus prazos e metas. Nesse quesito, o escritório físico possui a vantagem de ter tudo isso estipulado.

O fato é que antes de optar por este modelo de trabalho é necessário pesar os prós e contras para não se arrepender depois.

Mais o que é preciso para montar um home office contábil?

1. Tenha as ferramentas certas:

Sem dúvida ter um notebook é essencial. Com ele o contador ganha mobilidade e praticidade, podendo executar seu trabalho tanto em casa quanto no cliente.

Outra ferramenta importante é o sistema contábil. Nada de ficar criando planilhas e depois ficar relançando os dados. Também não é recomendado fazer uma instalação em cada micro e depois ficar enviando backups de um lado para o outro.

Ter acesso ao sistema online é fundamental para controlar o trabalho e ter certeza de que o que você está fazendo em casa estará prontamente disponível para os demais.

O próprio Windows fornece uma alternativa chamada de WTS (Windows Terminal Service) Ele nada mais é que um acesso remoto a uma determinada máquina chamada de Servidor. Esse acesso é realizado através da rede local ou da internet. Esse Servidor possui todas as informações salvas e aplicações instaladas. Então, através de uma conexão entre um cliente (ou vários) e o Servidor que é estabelecida, adquire-se o direito de utilização de todo o conteúdo do Servidor.

Outra alternativa é contratar um sistema contábil diretamente nas nuvens.

Empresas como a SCI Sistemas Contábeis, oferecem esta solução aos seus clientes.
Os módulos contratados ficam hospedados em servidores de alto desempenho na Amazon e podem ser acessados de qualquer computador com acesso à internet, seja em casa, escritório ou diretamente no cliente.

Esta solução permite que pequenos escritórios tenham acesso a um ambiente tecnológico de ponta a um preço acessível.

2. Tenha internet:

Uma boa conexão à internet também é essencial para garantir a sua produtividade em casa. Cheque esse detalhe antes de fazer home office e, se for o caso, faça um upgrade da conexão antes de utilizar o benefício.

3. Cumpra seu horário:

Se você tem um horário fixo de trabalho, deve cumpri-lo rigorosamente também quando está trabalhando de casa. A vantagem é, sim, poder levantar da cama um pouco mais tarde por não ser obrigado a encarar o trânsito, mas ela pára por aí.

4. Escolha um local:

O local de trabalho também deve ser muito bem escolhido. É importante também procurar um ambiente silencioso, iluminado e ergonômico para trabalhar. Nada de ficar trabalhando na cama.

5. Evite interferências:

Evite a TV se no escritório você trabalha sem ela. Para as redes sociais e internet em geral, a regra é a mesma. Sem abuso. Um cuidado especial para quem não mora sozinho e tem família em casa durante o expediente é avisar a todos que você está lá, mas é um dia normal de trabalho. Se for necessário, passe o dia com a porta fechada para se concentrar melhor.

6. Tenha cuidado com as informações:

Por fim, não custa lembrar, mesmo que você esteja em home office, assuntos sigilosos da empresa continuam sendo sigilosos e devem ser tratados com muito cuidado sempre.