Entenda por que servidores devem estar com seus dados atualizados no eSocial

A partir de janeiro de 2019, todos os servidores públicos do país com vínculos ativos — mesmo que afastados por motivo de licença ou cessão — e inativos deverão estar com seus dados cadastrais informados ao governo federal por meio do eSocial. O envio dessas informações cabe aos órgãos da União, dos estados, do Distrito Federal e dos municípios. Mas os trabalhadores podem verificar, desde já, se há falhas em seus cadastros, evitando problemas futuros. Para ajudar o funcionalismo, a Prefeitura do Rio divulgou algumas orientações (confira abaixo).

Por meio da Subsecretaria de Assuntos Compartilhados, o município vem orientando os setores de Recursos Humanos de cada secretaria a já enviar um aviso aos servidores cujas informações cadastrais tenham alguma inconsistência. Um dos casos, por exemplo, é o de funcionários que se casaram e mudaram de nome. A recomendação é para que eles acessem o site do eSocial e verifiquem se há alguma pendência, para correção. Entenda como funciona e veja como proceder:

O que é o eSocial?

O Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas – eSocial é uma ferramenta online que tem como objetivo simplificar e unificar a entrega das obrigações trabalhistas, previdenciárias e fiscais em todo o país. Todos os órgãos públicos e todas as empresas privadas deverão se adequar para atender às novas regras estabelecidas.

O eSocial vai passar a reunir dados cadastrais, funcionais e remuneratórios dos servidores titulares de cargos efetivos, de todos os Poderes (Executivo, Legislativo e Judiciário), órgãos e entidades do governo federal, estadual ou municipal, suas autarquias e suas fundações.

O que a prefeitura deverá fazer para se adequar ao eSocial?

Deverá ajustar todos os seus procedimentos e sistemas informatizados que guardam informações trabalhistas, previdenciárias e fiscais aos padrões estabelecidos pelo eSocial, a fim de que relatórios com os dados exigidos pelo governo federal possam ser enviados à União peiodicamente.

Quando a prefeitura deverá iniciar a utilização do eSocial?

A utilização será obrigatória, para órgãos públicos, a partir de janeiro de 2019.

Quais serão as etapas de implantação do eSocial?

Fase 1 - janeiro/2019 - deverão estar cadastrados os dados pessoais de todos os servidores

Fase 2 - março/2019 - nesta fase, os órgaos públicos estarão obrigados a enviar informações sobre admissões, afastamentos e desligamentos

Fase 3 - maio/2019 - o envio das folhas de pagamento se tornará obrigatório

Fase 4 - julho/2019 - a GFIP (guia de informações à Previdência) será substituída

Fase 5 - julho/2019 - nesta última fase, deverão ser enviados os dados de segurança e saúde do trabalhador

O que ocorrerá se a prefeitura não se adequar ao eSocial?

Ficará impedida de enviar arquivos ao governo federal relativos aos seus funcionários. Caso isso ocorra, o município poderá sofrer penalidades. Algumas das multas a serem aplicadas são:

Não informar as alterações de contrato ou cadastrais do trabalhador - multa de R$ 201,27 a R$ 402,54 por empregado/servidor

Não informar o afastamento temporário do empregado/servidor - multa de R$ 1.812,87 a R$ 181.284,63 por funcionário

Não informar a admissão do funcionário - multa de R$ 402,53 a R$ 805,06 por pessoa

O que os servidores municipais deverão fazer?

A maior parte dos servidores não precisará fazer nada para se adequar ao eSocial. Em certos casos, porém, o governo federal pode verificar alguma inconsistência de dados referentes ao nome, ao CPF, ao PIS/Pasep/NIT/NIS ou à data de nascimento. Nesses casos, o trabalhador deverá regularizar seus dados junto ao governo federal. A orientação é que os funcionários verifiquem primeiro se suas informações pessoais estão corretas nos sistemas da prefeitura. Para isso, é preciso comparecer ao setor de RH de sua secretaria. Caso esteja tudo adequado no sistema municipal, a pendência deverá ser resolvida junto aos órgãos federais, em especial ao INSS e à Receita Federal. Os setores de RH orientarão sobre como proceder para cada tipo de erro.

O eSocial detectou alguma pendência relativa aos meus dados. O que fazer?

Existem diversos tipos de pendências/erros. Algumas podem ser resolvidas pelo telefone. Outras demandarão agendamento junto a uma agência do INSS, da Receita Federal, da Caixa Econômica Federal ou do Banco do Brasil. Para cada tipo de pendência/erro, o eSocial informa o procedimento a ser realizado. Você será informado pelo setor de Recursos Humanos da sua secretaria sobre como proceder.

Posso verificar minha situação de maneira individual?

Sim. Não é necessário que todos os servidores verifiquem a situação de seus dados junto ao eSocial. Isso porque os setores de RH convocarão os funcionários que se encontram com algum tipo de pendência. No entanto, por zelo, pode-se fazer a verificação individual em http://consultacadastral.inss.gov.br/Esocial/pages/index.xhtml. Recomenda-se que os servidores que se encontram com pendências/erros verifiquem, após realização dos procedimentos pertinentes indicados pelo setor de RH, se a situação foi devidamente regularizada, não havendo pendências no eSocial.

O que poderá acontecer se eu não regularizar minha situação junto aos órgãos federais?

A prefeitura poderá vir a sofrer penalidade por não informar devidamente os dados trabalhistas, previdenciárias e fiscais daquele servidor. Nesse caso, o município, mediante um processo administrativo em que seja assegurado o direito ao contraditório e à ampla defesa, poderá pedir a reparação por parte do trabalhador.

Ainda tenho dúvidas sobre o eSocial. O que fazer?

Os setores de RH das secretarias municipais estão preparados para ajudar a resolver as pendências existentes. Além disso, caso seja do interesse do servidor, poderá ser obtida a versão atual do manual do eSocial, que contém item específico sobre a Consulta de Qualificação Cadastral. O download pode ser feito por meio do endereço http://portal.esocial.gov.br/manuais/mos2.4.02.pdf-previa.